Les missions du poste
En lien avec le chef de service et son adjoint, vous avez pour missions:
- gérer le courrier entrant / sortant.
- gérer les appels téléphoniques
- gérer l'agenda et la boîte mail fonctionnelle de service
- organiser les réunions du service, assurer la préparation des dossiers et la rédaction des comptes-rendus
- gérer les fournitures (stock et commande)
- organiser les déplacements (réservation billet de train, hôtel).
- organiser et suivre la planification des congés
- assurer la publication des articles du service sur l'intranet et internet
- suppléer l'accueil téléphonique de la DDT lors des congés de l'agent d'accueil
- contribuer avec les assistant-e-s des autres services à l?intérim du secrétariat de direction (périodes inférieures à 2 semaines)
- apporter un appui métier aux bureaux composant le service, notamment en matière de gestion des signalements liés à la lutte contre l'habitat indigne (bureau habitat), et de planification des vacations de l'architecte et du paysagiste conseil de l'État (bureau appui territorial)
L'assistant(e) est rattaché(e) hiérarchiquement au chef de service.
Liens internes au service avec :
- l'ensemble des agents pour l'exercice des missions relatives au fonctionnement du service (courrier entrant/sortant, organisation de réunions, agenda de service, fournitures, déplacements, programmation des congés)
- les agents au sein des différents bureaux en fonction des besoins d'appui métier
Liens internes à la DDT avec :
- l'assistant(e) de direction et les assistant(e)s des autres services pour la gestion du courrier, le montage de réunion et la préparation de dossier.
Le profil recherché
Les compétences requises sur le poste sont les suivantes:
Savoir-faire
- maîtrise de la suite informatique bureautique Open-Office (texte, fonctions de base tableur)
- mettre en forme un document
- rédiger
- anticiper et maîtriser les délais
Savoir-être
- rigueur, sens de l'organisation et des priorités
- capacité à anticiper
- capacité à collaborer et travailler en équipe
- discrétion
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Tableur
- Traitement du courrier
- Permanence téléphonique