Assistant Administratif à l'Udap 43 H/F - Service Public

L'UDAP de la Haute-Loire comprend 5 agents
1 AUE-ABF chef de service
1 AUE-ABF adjoint
2 techniciens des services culturels et des bâtiments de France,
1 secrétaire administratif

Liaisons hiérarchiques : sous l'autorité directe du chef de service.

Liaisons fonctionnelles :
Relations internes : équipe technique et autres services du pôle architecture et patrimoines, service du secrétariat général de la DRAC notamment le service des affaires financières et le service communication
Relations externes : collectivités, élus, professionnels du BTP, tout public

1- Les relations avec le public, l'accueil des usagers et le secrétariat:
- réceptionner et analyser les sollicitations;
- assurer l'accueil physique et téléphonique du public (rendez-vous et accompagnement des demandeurs, réponses de 1er niveau pour les interlocuteurs externes et internes) ;
- traiter le courrier : tri, départ, arrivée, expédition ;
- assurer la gestion des agendas et la préparation des rendez-vous ;
- contribuer à l'amélioration des processus internes en proposant des organisations et des méthodologies de travail adaptés.

2- La participation à l'instruction des dossiers :
- envoyer aux demandeurs les courriers recommandés et assurer l'enregistrement et la répartition des dossiers en fonction des secteurs géographiques aux différents agents;
- enregistrer et localiser les dossiers d'autorisation de droit des sols non dématérialisés et assurer l'interface avec les services instructeurs;
- instruire ou pré-instruire des demandes ADS suivant les cartes d'enjeux du service;
- assurer le suivi des courriers de réclamation et des procédures contentieuses;
- assurer le suivi des dossiers d'urbanisme (enregistrement des dossiers papier, suivi des servitudes, téléchargement des pièces exigibles etc.) ;
- contribuer à l'interface avec les services de l'État (DDT, DREAL, préfecture) et des collectivités territoriales;
- assurer en lien avec l'agent responsable, le suivi administratif de la procédure d'élaboration des documents de protections du patrimoine (gestion des tableaux de suivi, recueil des pièces administratives, veille sur le suivi de la procédure, suivi des dossiers de subvention):
- mise en place des périmètres délimités des abords (PDA);
- mise en place des Sites Patrimoniaux Remarquables (SPR).
- aider à la rédaction du rapport annuel d'activité, notamment la production des statistiques, valeurs d'exemple (rédaction du rapport d'activités annuel, rédaction de la contribution au dialogue de gestion).
mise en page des documents de présentation, sélection des références tout au long de l'année.

3- La gestion des archives et des ressources documentaires (matériauthèque, bibliothèque):
L'assistant est référent du classement des dossiers numériques, de la gestion du fonds documentaire, de l'archivage des dossiers et assure le suivi administratif du versement des archives auprès des archives départementales.

4- Entretien des MH:
- assurer le suivi administratif des dossiers de demande de subvention en lien étroit avec les ABF, tenu du tableau de suivi, contact avec les propriétaires et les entreprises pour les complétudes et les conformités, veille sur Démarches Simplifiées, travail en équipe avec la CRMH;
- réalisation de planches de présentation des travaux de l'année.

5- Le lien avec le service communication de la DRAC:
Il aide à l'élaboration de documents pédagogiques et de présentations des actions du service.

Compétences techniques:
- maîtrise des applications métiers (Patronum notamment) et des outils bureautiques (Word, Excel, agenda et messagerie (Outlook), logiciels de mise en page graphique, gestion de photos (Scribus, GIMP)
- connaissance des pratiques de rédaction administrative
- connaissances des techniques de communication écrite et orale
- capacité de lecture des représentations dans l'espace (plans de situation, de masse, coupes)
- connaissance de l'environnement professionnel
- procéduresjuridiques et administratives, textes législatifs, réglementation liée aux espaces protégés, interlocuteurs)

Savoir-faire:
- être force de proposition
- analyser une demande
- comprendre et savoir appliquer une réglementation, une procédure
- accompagner l'usager dans une approche globale, sur le plan technique et administratif
- enregistrer, organiser le classement des documents (format papier / numérique), archiver
- hiérarchiser les priorités au sein des missions pour maîtriser les délais
- savoir communiquer et s'adapter aux différents interlocuteurs, internes ou externes
- méthodologie pour le suivi annuel des dossiers
- sens de la communication

Savoir-être :
- aptitude à travailler en équipe, sens des relations humaines
- être rigoureux/se, autonome et avoir le sens de l'organisation
- savoir anticiper
- savoir rendre compte au chef de service
- réactivité
- capacité d'adaptation
- sens de l'analyse et esprit de synthèse
- être à l'écoute
- faire preuve de discrétion
- maîtrise de soi

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Classement des dossiers
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier