Chargé d'Accueil et de Gestion Administrative H/F - Greta Auvergne

L'agence 43 du GRETA Auvergne recherche pour son site du Puy en Velay un / une Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative. Les missions son les suivantes :

Vous serez en charge de l'accueil général de l'organisme, et du suivi administratif des dossiers des secteurs auxquels vous serez rattaché(e).

Sur le poste d'Accueil :

- Accueil téléphonique (réception des appels, transferts vers les interlocuteurs ou prise de message, renseignements sur la structure et les formations proposées)
- Accueil physique (information et/ou orientation des visiteurs)
- Gestion du courrier (enregistrement, copies, distribution, classement, départ)
- Gestion de la revue de presse
- Gestion des clés des personnels sous couvert du responsable d'agence
- Réception des colis
- Secrétariat (compte-rendu de réunions, travaux divers .)
- Gestion du centre de Ressources (gestion des abonnements et commandes d'ouvrages)
- Gestion de la communication du GRETA sur les réseaux sociaux
- Accompagnement des campagnes commerciales en lien avec les CFP

Sur le poste de Gestion administrative :

Suivi administratif de l'apprenant tout au long de son parcours :
- Elaboration du dossier financier (de la création de la commande jusqu'à la pré facturation)
- Montage et suivi des dossiers de rémunération
- Renseignement des différents tableaux de suivis des actions en collaboration avec la coordonnatrice de dispositifs pédagogiques
- Renseignements des divers applicatifs
- Missions en lien avec le secrétariat courant
- Gestion des fournitures et petits matériels,
- Travaux de photocopies, reliures.,
- Classement et archivage,
- Participation à la démarche qualité (respect et suivi des procédures, mise à jour des documents qualité, réunions, audits, contribution à l'amélioration permanente du système Qualité)

Aptitudes :
- Sens aigu de l'organisation, rigueur, réactivité
- Disponibilité, adaptabilité
- Bonnes aisances relationnelles - Travail en équipe
- Discrétion
- Qualités rédactionnelles
- Prise d'initiatives

Compétences :
- Maitrise du pack office
- Capacité à s'approprier et utiliser les différents applicatifs liés au domaine de la formation

Experience: Débutant accepté

Compétences: Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Mettre à jour un dossier, une base de données,Répondre aux demandes d'information internes et externes

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Réseaux sociaux
• Dossier financier
• Pack Office
• Pro-activité
• Contrôle qualité
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Gestion administrative
• Démarche qualité