Assistant de Direction - Communaute d'Agglomeration du Puy en Velay H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Dans une organisation mutualisée, la Communauté d'Agglomération recrute un(e) assistant(e) de direction pour accompagner le Président, le Directeur Général des Services et la Directrice Adjointe Ressources.
Au sein de la Direction générale, vous assurez un rôle d'organisation, de coordination et d'interface avec les 13 services rattachés au DGS et au pôle Ressources.
Vous assistez le Président et les élus, et contribuez au bon fonctionnement quotidien de la Direction Générale, en facilitant la circulation des informations entre les élus, la direction et les services.

- organiser la vie professionnelle du Président, du DGS et de la DGA Ressources, adjointe au DGS
- gérer et coordonner leurs agendas
- planifier les réunions et assurer la réservation des salles et organiser au besoin des visioconférences
- anticiper les échéances et faciliter la coordination avec les services concernés
- assurer le suivi du circuit des parapheurs et des signatures
- assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction Générale
- gérer, orienter et diffuser les mails et courriers
- réaliser et remettre en forme des courriers, notes et documents administratifs
- assurer le suivi administratif courant : congés, tickets restaurant, fournitures ....
- assurer la gestion des invitations du Président et assurer un lien avec le cabinet pour les invitations des Vice-Présidents et des autres élus
- préparer les dossiers de réunions avec le Département, la Préfecture et autres partenaires institutionnels
- participer à la réunion des encadrants

- bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- solides capacités d'organisation et de planification
- excellente expression écrite et orale
- capacité d'adaptation
- esprit d'initiative, force de proposition
- capacité à travailler en transversalité avec de nombreux interlocuteurs
- grand sens du service public
- discrétion et respect absolu de la confidentialité

Informations relatives au poste :
- travail basé au siège de la Communauté d'Agglomération, 16 place de la Libération
- travail en lien étroit avec le Président, les Vice-Présidents, le DGS, la DGA, les Directeurs
- Relation avec les partenaires institutionnels, notamment le Département et la Préfecture.

• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Force de proposition
• Capacité d’adaptation