Assistant de Gestion Administrative - Communaute d'Agglomeration du Puy en Velay H/F - 43

Le service de la Commande Publique est un acteur central dans la gestion des procédures d'achat et des marchés au sein des trois collectivités (Communauté d'Agglomération, mairie et CCAS du Puy en Velay). Il se compose de deux entités complémentaires composé de 7 agents:
- Un service des marchés publics, spécialisé dans la passation et le suivi des marchés, en veillant au respect des procédures réglementaires et à la sécurisation juridique des contrats publics.
- Une cellule Achats, pour accompagner les services dans l'achat, garantir la transparence, l'efficacité et la conformité des procédures, diffuser la culture d'achat, saisir et suivre les marchés transversaux ainsi que la nomenclature achat.

En tant qu'assistant(e) de gestion administrative, vous occuperez une place essentielle au sein du service, garantissant le bon fonctionnement de l'organisation. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'ensemble des agents et serez directement rattaché(e) à la cheffe de service ainsi qu'à son adjoint. Vous jouerez un rôle central en facilitant les processus administratifs et en veillant à leur fluidité au quotidien.

Secrétariat du service commande publique :
Assurer l'accueil téléphonique du service et gérer les réservations de salles de réunion
Recenser et centraliser les procès-verbaux de la Commission d'Appel d'Offres (CAO)
Archiver les actes originaux et les procès-verbaux des marchés
Gérer et distribuer le courrier interne ainsi que tout autre document interne
Traiter les courriers de réclamations via l'outil KOLOK
Gérer les commandes de fournitures administratives du service et assurer le suivi du photocopieur (pannes, maintenance, commandes)

Secrétariat en lien avec la plateforme AWS:
Organiser les convocations relatives à la CAO, aux commissions MAPA et aux concessions
Assurer la maîtrise et le suivi de la gestion électronique des documents (GED) du service Commande publique
Assister les gestionnaires dans le suivi administratif des procédures, jusqu'à leur intégration en GED
Assurer le reporting régulier auprès du responsable de service
Renseigner et mettre à jour les tableaux de bord, l'arborescence informatique du service ainsi que les logiciels de dématérialisation
Garantir la continuité du service en prenant le relais sur les dossiers pour les aspects administratifs lorsque nécessaire